Sie zahlen Ihren Beschäftigten eine betriebliche Altersvorsorge (bAV)? Dann aufgepasst: Ab 1. Januar 2022 gelten neue gesetzliche Vorschriften. Dadurch soll die betriebliche Altersvorsorge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer attraktiver werden. Hier erfahren Sie, warum Sie jetzt aktiv werden sollten, um Nachzahlungen zu vermeiden.

Was bisher galt!

Das Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) ist seit Januar 2018 in Kraft. Seitdem hat jeder Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf eine bAV durch Entgeltumwandlung. Seit 2019 gilt: Schließen Sie mit Ihrem Mitarbeiter einen neuen Vertrag über eine bAV ab, müssen Sie mindestens 15 % des umgewandelten Arbeitsentgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss beisteuern – sofern die Entgeltumwandlung zu Einsparungen von Sozialversicherungsbeiträgen führt. 

Gleichbehandlungsgrundsatz: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, Ihren Mitarbeitern Zuschüsse über die gesetzliche Vorgabe hinaus zu zahlen. In diesem Fall müssen Sie allerdings jedem Mitarbeiter, der mit Ihnen eine bAV abschließt, einen Zuschuss in der gleichen Höhe gewähren.

Was sich ab Januar ändert!

Ab 1. Januar 2022 sind Sie auch bei bestehenden Altverträgen verpflichtet, einen Arbeitgeberzuschuss in Höhe von 15 % des umgewandelten Entgelts einzuführen und diesen an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterzuleiten. Außerdem sind Unternehmen ab Januar dazu verpflichtet, gesparte Lohnnebenkosten aus der bAV an den Mitarbeiter weiterzugeben. 

Um Nachzahlungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, Zusagen für eine bAV schon jetzt rechtlich zu prüfen. Entsprechende Ansprüche Ihrer Arbeitnehmer gelten vor Jahresanfang zwar nicht rückwirkend, können aber im Nachhinein geltend gemacht werden.

Die Altverträge anzupassen, kann für Unternehmen zu einer organisatorischen und administrativen Herausforderung werden. Denn einige Versicherungsgesellschaften lehnen es grundsätzlich ab, Erhöhungen bestehender Verträge anzunehmen, da sie gesetzlich dazu nicht verpflichtet sind. Sie können die Zuschüsse für Altverträge also möglicherweise nicht problemlos erhöhen.

Im Einzelnen!

BRSG-Zuschuss zur Entgeltumwandlung ab 2022

Ab Januar 2022 müssen bestehende Entgeltumwandlungen vom Arbeitgeber bezuschusst werden. Was Unternehmen beachten sollten.

Zuschusspflicht nach dem Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) heißt: Arbeitgeber sind verpflichtet, 15 Prozent des umgewandelten Entgelts zusätzlich als Arbeitgeberzuschuss an den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung weiterzugeben, soweit sie durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge einsparen. Seit 1. Januar 2019 ist dies für neu vereinbarte Entgeltumwandlungen bereits zu berücksichtigen. Ab dem 1. Januar  2022 gilt das auch für Entgeltumwandlungen, die bereits vor 2019 vereinbart wurden. Personalmanager sollten dies spätestens jetzt in die Wege leiten.

Folgenden Handlungsleitfaden sollten sie dabei berücksichtigen: 

1. Rahmenbedingungen prüfen

Drei Fragen helfen, die Ausgangslage zu klären:

1. Wie ist die Entgeltumwandlung geregelt (zum Beispiel Einzelzusage, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag)? Dabei zeigt sich, ob eine Zuschusspflicht besteht und wie Anpassungen erfolgen müssen.
2. Werden bereits Zuschüsse gewährt, die in einem Zusammenhang mit eingesparten Sozialversicherungsbeiträgen stehen? Damit könnte mit entsprechender Klarstellung, die Zuschusspflicht gegebenenfalls als erfüllt betrachtet werden.
3. Wie flexibel lassen sich im Gehaltsabrechnungssystem die Zuschüsse berechnen? 

2. Berechnung des Zuschusses definieren

Der Arbeitgeber kann entweder eine Spitzabrechnung wählen, bei der sich der Zuschuss exakt auf die Höhe der eingesparten Sozialversicherungsbeiträge, maximal aber auf 15 Prozent der Entgeltumwandlung, beläuft, oder er kann einen pauschalen Zuschuss gewähren.

Bei der Spitzabrechnung ist die Höhe des Zuschusses zwar minimiert, sie kann aber hohe administrative Kosten verursachen. Insbesondere sind hier die Möglichkeiten des Gehaltsabrechnungssystems zu prüfen. Viele Arbeitgeber gewähren ihren Mitarbeitern daher einen pauschalen, teilweise einen höheren Zuschuss, minimieren aber ihre Verwaltungskosten. 

3. Zuschussregelung ausgestalten

Insbesondere bei einer Vielzahl „mitgebrachter“ Versicherungsverträge unterschiedlicher Anbieter, Tarife und Tarifgenerationen sind folgende Fragen zu klären:

a) Können die Zuschüsse in den bestehenden Vertrag eingezahlt werden?

Das entspricht am ehesten der Intention des Gesetzgebers, könnte aber daran scheitern, dass der Versicherungsanbieter solche Zuzahlungen beispielsweise wegen des hohen Garantiezinses in den Altverträgen nicht – oder nicht in voller Höhe – zulässt.

b) Sofern nein: Ermöglicht der Anbieter eine Einzahlung der Zuschüsse in einen neuen Vertrag?

Hier stößt die Praxis oftmals an Grenzen, beispielsweise aufgrund bestimmter Mindestbeiträge oder Mindestrenten je Versicherungsvertrag. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand für dann mindestens zwei Versicherungsverträge pro Mitarbeiter ist ebenfalls zu berücksichtigen.

c) Sofern nein: Ist die Einzahlung der Zuschüsse bei einem anderen Versicherungsanbieter oder auch in einem anderen versicherungsförmigen Durchführungsweg möglich?

Diese grundsätzlich denkbare Lösung ist mit rechtlichen Risiken verbunden. Zudem bleiben die Herausforderung der versicherungstechnischen Umsetzung für Kleinstbeträge und der hohe administrative Aufwand in der Folgezeit.

Auch bei bester Absicht kann es daher schwierig sein, die Zuschusspflicht als zusätzlichen Beitrag umzusetzen, und es steigt der Verwaltungsaufwand. 

Alternative: Entgeltumwandlung reduzieren

Als Alternative bleibt die Möglichkeit, die Entgeltumwandlung zu reduzieren. Der Zuschuss wird dann innerhalb des jeweiligen bestehenden Versicherungsvertrags und der aktuellen Beitragssituation umgesetzt. Dabei wird der Entgeltumwandlungsbetrag vermindert und durch den Arbeitgeberzuschuss auf die ursprüngliche Höhe aufgefüllt, der Vertrag mit dem Versicherer also in seiner Höhe unverändert fortgeführt.

Die Entgeltumwandlung beruht auf einer individuellen Vereinbarung zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Deswegen muss die jeweilige Vereinbarung grundsätzlich ebenfalls individuell angepasst werden. Eine Umsetzung beispielsweise per Betriebsvereinbarung reicht nicht.

„Widerspruchslösungen“, bei denen der Arbeitgeber über die neue Beitragsaufteilung informiert und den Mitarbeitern eine Widerspruchsfrist einräumt, können insbesondere bei einer vielfältigen Vertrags- und Anbieterlandschaft effizient sein. Zu beachten ist dabei aber, dass rechtlich der Grundsatz „Schweigen ist keine Zustimmung“ gilt. Arbeitgeber müssen hier also einkalkulieren, dass ein Arbeitnehmer die Lösung in Frage stellt, auch wenn er zunächst nicht fristgemäß widersprochen hatte.

Wie können Arbeitgeber handeln?

Eine einfache und allgemeingültige Lösung gibt es nicht. Zuzahlungen in bestehende oder Einzahlungen in neue Verträge können an der versicherungstechnischen Umsetzbarkeit scheitern, mit rechtlichen Risiken behaftet sein und den Verwaltungsaufwand erhöhen.

Die Reduzierung der aktuellen Entgeltumwandlung mit der entsprechenden Kompensation durch den Arbeitgeberzuschuss entspricht nicht dem direkten Wortlaut des Gesetzes, scheint jedoch in vielen Fällen der einzige Weg zu sein, der einerseits den gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss erfüllt und andererseits praktikabel und weitgehend einheitlich umgesetzt werden kann, ohne einen unangemessenen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

Tipps für Arbeitgeber: So erleichtern Sie sich die Arbeit

Das Angebot einer Entgeltumwandlung wird von Mitarbeitern geschätzt, umso mehr, wenn der Arbeitgeber attraktive Zuschüsse gewährt. Das Ganze sollte aus Sicht der Arbeitgeber „schlank“ verwaltet werden. Deshalb ist jetzt ein guter Zeitpunkt, anstelle einer gegebenenfalls freien Anbieterauswahl durch die Mitarbeiter, unter anderem auch aus mitgebrachten Verträgen, über eine einheitliche Lösung für alle zukünftigen Entgeltumwandlungen nachzudenken. So sparen Arbeitgeber administrativen Aufwand und Kosten und Mitarbeiter können von kollektiven Versicherungskonditionen profitieren.